Privacy statement

Spaan Productions, gevestigd aan de Eikenlaan 71, 3474HB Zegveld, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring. Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) aan ons stelt.

Uw privacy is voor Spaan Productions van groot belang. Dit betekent dat uw gegevens veilig zijn bij ons en dat wij ze altijd netjes gebruiken. In deze privacyverklaring leggen we uit wat Spaan Productions doet met informatie die we over u te weten komen.

Als u vragen hebt, of wilt weten wat we precies van u bijhouden, neem dan contact op met onze klantenservice.

Contactgegevens Spaan Productions:

Eikenlaan 71 3474HB Zegveld T: +316 3863 3636 E: info@spaanproductions.nl KvK nr: 30229097 Btw nr: NL002196149B34

Uw account

Bij bepaalde onderdelen moet u zich eerst registreren. U moet dan informatie over uzelf opgeven te weten:

• Uw naam
• Adresgegevens
• E-mailadres
• Telefoonnummer
• Indien van toepassing de bedrijfsnaam
• Indien van toepassing het btw-nummer van uw onderneming
• Een persoonlijke beveilig vraag en het antwoord hierop.

Daarmee maken wij een account waarmee u kunt inloggen met uw e-mailadres en een zelfgekozen of een gegenereerd wachtwoord. Dit doen wij op basis van uw toestemming. Wij bewaren deze informatie tot opheffing van het account.

Wij bewaren deze informatie zodat u ze niet steeds opnieuw hoeft in te vullen. Daarnaast bewaren wij uw IP-adres om uw account beter te kunnen beveiligen.

U kunt via uw accountinformatie aanpassen, met uitzonder van uw naam, e-mailadres en indien van toepassing de bedrijfsnaam, wanneer u dat wilt. Mocht u een van de hiervoor genoemde gegevens aan willen passen dan kan u dit per e-mail aan ons kenbaar maken.

Afhandelen bestelling

Voor het aanmaken van u als klant en het verwerken van uw bestelling gebruiken wij uw gegevens. Deze gegevens hebben wij nodig vanwege het contract wat we met u sluiten. Wij bewaren deze informatie tot uw bestelling is afgerond en zeven jaar daarna (wettelijke bewaarplicht).

Wij gebruiken uw gegevens om u de aangevraagde dienst(en) te kunnen leveren, om uw vragen te kunnen beantwoorden, en om geleverde diensten te factureren.

Wanneer u bij ons een bestelling plaatst, gebruiken wij uw persoonsgegevens om deze netjes af te kunnen handelen. Deze informatie kan worden gedeeld met derden bijvoorbeeld een door ons gecontracteerd Payment Service Providers indien u kiest voor een mogelijk tot het online uitvoeren van uw betaling.

Ook krijgen wij informatie over uw betaling van uw bank of creditcardmaatschappij of van derden zoals de door ons gecontracteerde Payment Service Providers.

Domeinregistratie/verhuizing

Het kan hij bij de registratie/verhuizing van sommige domeinen (bijvoorbeeld .es domeinen) noodzakelijk zijn dat wij aanvullende (persoons)gegevens nodig hebben omdat de beheerder van het Top Level Domein (TLD) dat van ons verlangd. Dit kunnen onder anders zijn, doch niet gelimiteerd tot, de volgende gegevens:

• Een ID van uw legitimatie
• Een kopie van uw legitimatie
• Uw BSN-nummer

Wij hebben deze gegevens nodig omdat dit als eis is gesteld door de beheerder van de bewuste TLD en wij anders de bestelde domeinnaam niet kunnen leveren of verhuizen. Wij zullen deze gegevens enkel gebruiken voor het registreren of verhuizen van het bewuste domein. Deze gegevens zullen worden gedeeld met de domeinregistratie partij om de registratie van de domeinnaam in orde te kunnen maken.

Wij zullen hierna direct deze gegevens weer verwijderen.

Bezoek aan onze website

Bij een bezoek aan onze website kunnen er eventueel aanvullende (persoons)gegevens worden verzameld via (automatisch) log bestanden. De volgende gegevens worden in dit geval verzameld:

• Uw IP-adres
• Het tijdstip van uw bezoek
• Gegevens over de gebruikte browser en besturingssysteem.

Dit wordt gedaan om fouten in de systemen op te kunnen lossen, misbruik van het platform te kunnen detecteren, om dit te kunnen voorkomen en om statistieken over het (data) gebruik van onze website te kunnen gegenereerd. Deze gegevens worden automatisch na 3 maanden uit het systeem verwijderd.

Contactformulier en Nieuwsbrief

Met het contactformulier kunt u ons vragen stellen of aanvragen doen.

Hiervoor gebruiken wij uw naam, e-mailadres, IP-adres, en overige (persoons)gegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld in correspondentie. Hier hebben wij een legitiem belang bij. Wij bewaren deze informatie totdat we zeker weten dat u tevreden bent met onze reactie en indien van toepassing tot het einde van de overeenkomst of indien u geen klant bent tot maximaal twaalf maanden daarna. Zo kunnen we bij vervolgvragen de informatie er makkelijk bij pakken.

U kunt zich abonneren op onze nieuwsbrief. Dit abonnement kunt u op ieder moment opzeggen. Iedere nieuwsbrief bevat een afmeldlink. Uw e-mailadres wordt alleen met uw toestemming toegevoegd aan de lijst van abonnees. Deze gegevens worden bewaard totdat u het abonnement opzegt.

Telefoongesprekken

Op het moment dat u telefonisch contact met ons opneemt kan het zo zijn dat het gesprek met u wordt opgenomen. Dat doen wij zodat wij eventueel achteraf kunnen terugluisteren wat er besproken is om de kwaliteit van onze dienstverlening te kunnen verbeteren. Deze gespreken worden bewaard voor de periode dat het nodig is om hetgeen er tijdens het gesprek is besproken is alle tevredenheid te kunnen oplossen en/of opleveren.

E-mail

Als u ons een e-mail stuurt dan kan het zijn dat deze ook (persoons)gegevens bevat. Een e-mail bevat in ieder geval de volgende gegevens:

• Uw e-mailadres
• Het IP-adres van de verzendende partij
• Het tijdstip waarop de e-mail is ontvangen
• Het onderwerp van deze e-mail
• De inhoud van deze e-mail (welke eventueel door u opgegeven aanvullende persoonsgegevens kan bevatten)
• Eventuele additionele (meta/headers) informatie over de e-mail

Deze gegevens worden verzameld omdat u de bewuste e-mail heeft gestuurd. Deze gegevens worden o.a. gebruikt om te controleren op misbruik van het platform (SPAM) en voor het doel waarvoor de e-mail is gestuurd.

Wij bewaren eventuele e-mails maximaal zolang u klant van ons bent of langer als wij daar wettelijk toe verplicht zijn.

Beveiliging

Spaan Productions neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan.

Om uw privacy te beschermen, nemen wij de volgende maatregelen:

• Toegang tot persoonsgegevens wordt afgeschermd met een gebruikersnaam en wachtwoord.
• De gegevens worden na ontvangst opgeslagen in een apart, afgeschermd systeem.
• Wij maken gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL) waarmee alle informatie tussen u en onze website wordt afgeschermd wanneer uw persoonsgegevens invoert
• De servers van Spaan Productions bevinden zich in datacentra welke ISO 27001 gecertificeerd zijn.

Verstrekken aan derden

Spaan Productions zal uw gegevens niet aan derden verkopen, en zal deze uitsluitend aan derden ter beschikking stellen indien dit noodzakelijk is voor het leveren van de door u gewenste dienst(en) (bijvoorbeeld het registreren van een domeinnaam). Of om aan te voldoen aan een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld op vordering van een Officier van Justitie, de tenuitvoerlegging van een rechtelijke beslissing of in het kader van verplichtingen in het kader van de Belastingwet). Of om te voldoen aan onze administratieve verplichtingen (bijvoorbeeld het voeren van onze boekhouding).

Wij zullen met deze partijen altijd een verwerkersovereenkomst sluiten zodat zij op dezelfde manier omgaan met uw (persoons)gegevens en de nodige (beveiligings-)maatregelen treffen om de beveiliging van uw gegevens te waarborgen.

Inzage, wijzigen en verwijderen van uw gegevens

Op grond van artikel 13 lid 2 sub b AVG heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Spaan Productions en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen.

U hebt de volgende rechten:

• uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen
• inzage in de precieze persoonsgegevens die we hebben
• het laten corrigeren van fouten
• het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens
• intrekken van toestemming
• bezwaar maken tegen een bepaald gebruik

Indien u aanspraak wenst te maken een of meerdere van uw rechten dan kunt u dit verzoek schriftelijk, bij voorkeur per e-mail, indienen via info@spaanproductions.nl

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs met het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. We reageren zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek langs elektronische weg.

Mocht u uw gegevens schriftelijk per post willen ontvangen dan behouden wij ons het recht voor hier in redelijkheid kopiekosten voor in rekening te brengen.

Cookies

Onze website van Spaan Productions gebruikt cookies. Cookies zijn kleine bestandjes waar we informatie in kunnen opslaan zodat u die niet steeds hoeft in te vullen. Maar we kunnen er ook mee zien dat u ons weer bezoekt.

U kunt via uw browser het plaatsen van cookies uitschakelen indien u dit doet kan de werking van de website worden beperkt.

Google Analytics

Wij gebruiken Google Analytics om bij te houden hoe bezoekers onze website gebruiken. Wij hebben een verwerkersovereenkomst met Google gesloten. Daarin staan strikte afspraken te maken over wat zij mogen bijhouden. Wij hebben Google niet toegestaan de verkregen Analytics informatie te gebruiken voor andere Googlediensten. Wij laten Google de IP-adressen anonimiseren. Meer informatie over de gegevensverwerking voor Google Analytics vind je in de privacy policy van Google. (https://policies.google.com/privacy?hl=nl)

Klacht indienen

Als u vindt dat wij u niet op de juiste manier helpen dan hopen wij dat u ons dit kenbaar maakt via info@spaanproductions.nl zodat wij met u tot een passende oplossing kunnen komen.

Wijzigingen

Door nieuwe wetgeving of andere omstandigheden zullen wij onze privacyverklaring zo nu en dan aanpassen. Deze pagina toont altijd de laatste versie. Wij adviseren u dus ook om deze pagina van tijd tot tijd te bezoeken zodat u op de hoogte bent van eventuele wijzigingen.

De laatste wijziging heeft plaatsgevonden op 25 januari 2023.